기안서

요약 기안서란 기업활동 중 어떤 사항의 문제해결을 위해 해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서이다.

기안서의 개요

1) 기안서의 정의
기안서란 어떤 사항의 문제해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서이다. 기업의 형태, 종류, 업무의 내용에 따라 다를 수 있으나, 통상 상급자의 지시사항을 처리하거나 자신의 업무발안, 규정의 변경 등에 이용되고 있다.

2) 기안서의 작성목적
기안이라 함은 의사를 결정하기 위한 문서를 작성하여 결재를 올리는 것을 의미한다. 해당 업무를 담당하는 사람은 직급 등에 관계없이 기안처리를 할 수 있으며, 의사결정이 필요한 분야라면 언제든지 기안서를 작성할 수 있다.

① 자신의 업무를 진행하거나 제안하기 위한 발안
② 접수한 문서를 처리하기 위한 경우
③ 상급자의 지시 사항을 처리하기 위한 경우
④ 법령이나 각종 규정 등의 근거에 의하여 필요한 경우

기안서의 종류

1) 대내문서
회사 또는 단체에서 내부적으로 계획을 수립하거나 처리방침을 보고 또는 검토하기 위하여 결재를 받는 문서로 내부에서 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 작성하는 문서

2) 대외문서
내부에서 결정된 사항을 회사 또는 단체 간에 발송하고 수발하는 문서로 일반적으로 공문서, 보고서, 제안서의 형태로 작성

3) 전자문서
컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하거나 송수신 또는 저장된 문서

기안서의 작성과정

좋은 기안문이란 간결 · 명료하며 알기 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해되도록 작성된 것을 말한다. 좋은 기안문을 작성하기 위한 순서는 다음과 같으며, 작성한 기안문서에 대해 상대방이 호감을 가질 수 있도록 표현하는 것이 중요하다.

1) 작성 전 준비사항
기안 문서를 작성하기에 앞서 먼저 기안서를 작성하는 목적을 파악하는 것이 중요하다. 즉, 기안문을 작성하는 목적과 작성이유, 기대효과, 결재권자의 의도 및 지시내용을 숙지하고 이에 따른 관련규정 및 참고문헌을 찾아 정보를 수집한 후 이를 이용하여 기안 목적에 맞는 초안을 작성해야 한다. 수집 · 정리한 정보는 기안의 목적에 맞도록 초안을 작성하고 논리의 일관성을 유지할 수 있도록 검토한다.

2) 작성 시 구성요령
기안자는 기안문의 주요내용을 분명히 하여 문장을 구성하고 간결 · 명료하고 이해하기 쉽게 본안을 작성한 후 잘못된 부분이나 불필요한 부분 및 중요사항의 누락이 없는지 등을 꼼꼼히 확인하고 검토해야 한다. 기안문은 육하원칙에 의하여 정확하게 작성하되 이해하기 쉽고, 간결하고, 명확하게 작성해야 한다.

3) 작성 후 체크사항
기안 문서를 받아보는 사람의 입장에서 전달하고자 하는 내용이 쉽게 이해되는지 검토하고 누락된 사항이나 다른 부분은 없는지, 불필요한 사항이 포함되지 않았는지 검토한다.

기안서의 구성항목

1) 발신기관
해당 문서를 발신하는 기관의 명칭을 기재하고 주소, 전화번호, 팩스번호, 담당자를 함께 기재한다.

2) 문서번호
문서번호는 문서가 작성된 후 등록 · 발송 시 부여하는 것으로 부서별로 문서등록대장의 순서에 따라 연도별 일련번호를 붙이거나 문서발송번호로 기입하여 사용할 수 있다. 문서번호는 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하여 문서의 관리 및 이용을 편리하게 하여 준다.

3) 시행일자
시행일자란 문서가 효력을 발생하는 날짜를 말하는 것으로 일반적으로 최종 결재권자의 결재가 있어야 효력이 있으므로 최종 결재일을 기재한다.

4) 보존기간
기안문서의 보존기간은 공문서의 분류 및 보존에 관한 규칙에 따라 영구보존, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등으로 나누어 그 기간을 규정하고 있다. 내부규정에 의하여 기재하거나 보존기간의 기재를 생략할 수 있다.

5) 수신기관
수신기관에 앞서 경유할 기관이 있는 경우 ‘경유’란에 그 기관명을 기재하고, 수신하는 곳에 수신기관명을 기재하되 내부의 기안문일 경우 내부결재라 기재하면 된다. ‘참조’란에는 문서를 직접 접수 · 처리할 부서의 실무책임자의 직명을 기재하되 문서를 처리할 최하위 보존기간의 주무부서장(과장급)을 기재하면 된다.

6) 문서처리인
문서처리인은 취급에 관한 사항과 기관장, 보존기간, 보조기관, 기안자, 협조(기안문의 내용이 다른 기관의 업무와 관련이 있을 경우 그 기관의 협조를 받아야 하므로 협조자의 직위와 서명)로 구성된다.

7) 기안제목
기안문의 제목은 전체의 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 간단 · 명료하게 기재하되 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 알 수 있도록 해야 한다.

8) 본문내용
내용은 전문과 주문 및 말문으로 구성하여 작성하되 상대에게 전달하고자 하는 내용을 육하원칙에 따라 간단 · 명료하게 작성해야 한다.

9) 추신과 첨부
추신은 통상 본문 중에 내용을 빠뜨리거나 강조하고자 할 때 본문 하단에 본문과 구분하여 기재하고, 첨부는 동 문서와 관련하여 첨부하여야 할 참고자료 등이 첨부될 때에 첨부자료의 명칭과 수량(부수)을 기재한다.

10) 발신명
문서의 발신은 발신기관의 기관장 명의로 발신하고 내부문서인 경우에는 부서장으로 할 수 있다.

11) 수신처
수신기관이 두 곳 이상일 경우에는 수신처란에 차례로 기재하여 준다.

기안서 작성요령

1) 분류기호 및 문서번호
문서번호는 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하며, 특정문서를 편리하게 참고할 수 있도록 해준다. 문서번호를 규정에 따라 체계적으로 부여하여 문서의 분류, 보관 등 관리를 쉽게 할 수 있도록 해야 하며 행정기관에서 작성하는 공문서의 경우에는 효율적인 분류, 보관, 보존, 검색을 위해 문서를 주요기능으로 나누고, 10진법으로 분류하여 관리한다.

2) 기안자
문서를 수신한 기관(부서)에서 기안자를 확인하여 문서 내용에 관해 발신기관에 문의 또는 협의할 수 있도록 한다.

3) 기안일자
시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 기입한다. 연월일은 마침표(.)로 표시하며, 연도는 반드시 네 자리로 표시한다.

기안서 작성 시 유의사항

1) 정확성
① 육하원칙에 의하여 작성한다.
② 애매한 표현이나 과장된 표현을 피한다.

2) 신속성
① 문장은 짧게 끊어서 명료하게 쓴다.
② 가급적 먼저 결론을 쓰고 그 다음에 이유 또는 설명을 쓴다.

3) 용이성
① 읽기 쉽고 알기 쉬운 말을 쓴다.
② 한자의 전용이나 어려운 전문용어는 가급적 피한다. 한자 또는 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 괄호를 사용하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.
③ 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려하여 쓴다.
④ 처리하기 쉽도록 핵심사항만을 요약한다.

4) 경제성
① 반복적인 업무는 표준기안문을 활용한다.
② 용지의 규격 · 지질을 표준화한다.
③ 서식을 통일한다.
④ 문자를 부호화하여 활용한다.

5) 수신기관
① 경유
수신처에 앞서 경유할 기관이 있는 경우 해당 기관명을 기재한다. 경유가 있는 경우에는 먼저 경유기관으로 발송한다.

② 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 ‘수신’란에 ‘수신처 참조’라고 작성한 뒤, 결문 발신명의 아래에 수신처 또는 기관명을 기입한다. 기관 내부의 기안문일 경우는, ‘수신’란에 '내부결재'라고 기재한다.

③ 참조
문서를 직접 처리할 최하위 보조기관, 즉 주무부서장(과장급)을 기재한다.

⑤ 발신
해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 쓴다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정중앙에 위치시킨다.

⑥ 보존기간
기안문서의 보존기간은 '공문서 분류 및 보존에 관한 규칙'에 정해진 단위업무별 보존기간을 기재하며, 명시되어 있지 않은 경우에는 일반 기준에 따른다. 보존기간은 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며 일반적으로 행정기관에서 사용한다.