품의서

요약 품의서란 어떠한 일의 집행을 시행하기에 앞서 결재권자에게 특정한 사안을 승인해 줄 것을 요청하는 문서이다.

품의서 개요

품의서는 기업에서 근로자가 결재권자에게 특정한 사안에 대해 승인해 줄 것을 요청하는 일종의 상신서(상부에 보고할 내용을 작성한 문서)를 뜻한다.

경영관리상 안건에 관한 문서를 기안자가 작성하여 관계부서의 의견을 물은 후, 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데, 이를 위해 품의서 양식을 사용하며, 미리 규정되어 있는 일정의 절차를 밟은 후 실행을 하게 된다. 품의서는 공사집행(수선), 물품의 매입 · 수리 · 제조, 보조금 및 출연금의 교부 등에 사용된다.

품의서의 필요성

일반적으로 회사의 경비를 집행하기 이전에 미리 회사의 승인을 얻어야 한다. 만약 소규모 회사라 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어지고 있다면 굳이 집행 전에 사전허가를 얻을 필요가 없는 경우도 있다. 그러나 대규모의 회사일 경우, 여기저기서 크고 작은 경비집행이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 집행의 결정을 다 수행할 수 없게 된다.

따라서 지출품의서를 작성하여 집행에 대한 승인을 득하고 지출결의서를 통해 그 집행의 결과로 회계처리와 집행일자, 집행금액 그 외에 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받는 과정을 거치게 된다.

품의서의 작성목적

품의서는 해당 내용을 그대로 진행해도 되는지 상부에 승인을 얻기 위한 문서로 어떠한 내용을 진행하기에 앞서 허락을 구하기 위해 상정하는 문서를 말한다. 반면, 이러한 승인을 구하기 위해 그 과정 및 계획을 좀 더 상세히 기술하고 그 내용을 검토해줄 것을 요청하는 문서를 기안서라 한다.

※ 품의서 작성이 필요한 경우
- 업무를 진행하기 위한 결제서류 작성
- 접수한 문서를 처리하기 위한 경우
- 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우
- 법령이나 각종 규정 등의 근거에 의해 필요한 경우

품의절차

1) 의의
품의의 절차는 편성된 예산의 목적을 달성하기 위해서 집행의사를 결정하는 행위를 의미하나, 실질적으로 예산지출을 확정하는 행위는 아니다.

2) 집행품의 방법
집행품의는 집행내용과 집행액의 규모에 따라 각 회사의 사규에서 정한 전결규정에 의하여 결재권자의 결재를 받음으로써 완료된다.

3) 품의서의 작성
좋은 품의서는 간결하고 명료하며 알기 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해할 수 있게 작성된 문서이다. 품의서를 작성하기 위한 순서는 다음과 같으며, 품의서를 작성할 때에는 결재권자에게 설득력을 가질 수 있도록 작성하는 것이 중요하다.

① 작성 전
작성목적 파악
관련정보 수집 및 선택
품의의 목적에 따른 검토
초안의 작성 및 검토

② 작성 시
논점의 정리 및 명확화
주요내용을 구성
이해하기 쉽게 간결화

③ 작성 후
쉽게 이해되는 내용
부합성 검수
잘못된 부분 검수

품의서 작성 시 유의사항

내용은 명확하고 간결하게 작성해야 한다. 품의서는 상사나 협조 부서에 사전 결재나 승인을 받기 위해 작성하는 문서이므로 제시하는 근거가 설득력이 있어야 한다. 제목은 집행목적을 나타낼 수 있도록 정확하게 표기해야 한다. 제목만 보아도 무엇을 결재받기 위해서 제출한 서류인지 알 수 있도록 사용 목적을 분명히 나타내어야 한다. 집행의 목적, 집행액을 기재하고 집행내역을 작성할 때 복잡한 경우 별지로 작성하여 내용을 충실하게 전달하여 적는다. 교부처(또는 지급처)를 작성하고 예산과목은 세목까지 상세하게 기재한다. 집행의 내용에 따라 예산 · 세입 · 회계부서의 협조를 구할 수 있다.

1) 분류기호 및 문서번호
문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 한다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 다시금 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 나타낼 수 있다.

2) 전결의 근거조항
전결의 경우 위임전결실행기준표가 어느 규정에 의거하였는지 명시해 주고 전결자의 직책과 성명을 기재한다.

3) 기안부서
해당 품의서를 작성하여 제출하는 부서를 기입하여 표시해 준다.

4) 기안자, 기안일자, 시행일자
기안자와 기안일자를 기입하고 해당 품의서의 시행일자를 기입한다.

5) 협조부서
업무상 상호협조가 필요한 부서의 결재를 받고 부서 간에 원활한 업무협조가 이루어 질 수 있도록 해야 한다.

6) 경유, 수신, 참조
경유하는 부서와 수신부서, 참조부서가 어느 곳인지 표시해 준다.

7) 제목
품의서의 구체적 제목은 "문서서식 예스폼(www.yesform.com) 연간 이용회원 가입을 위한 건"처럼 간결하면서도 제목만을 통해 품의 하고자 하는 내용을 한눈에 알 수 있도록 한다.

8) 처리기간
품의서의 처리기간을 명시하여 품의서가 신속히 처리될 수 있도록 한다.

9) 본문
본문의 내용에서는 품의의 목적과 기대효과 등을 요약하여 기술해야 한다. 현재까지의 진행상황과 향후 어떻게 진행 될 것인지를 기술하는 것도 좋다.

※ 품의서를 작성하기 전 다음과 같은 사항을 검토해 보아야 한다.

① 집행의 내용이 예산편성의 목적과 부합되는지 여부
② 집행예정금액은 예산액의 범위 이내인지 또한 예산배정 여부
③ 집행예정금액이 법령 · 지침 등에서 정한 기준액과 부합되는 지 여부
④ 자금의 지급(교부)처는 정당한지 여부