협조전

요약 협조전이란 상대방에게 업무상 일정한 사항을 요청할 때 작성하는데 특정 업무에 대하여 의사결정권자가 결재하고 지정한 사항에 관하여 관련 회사(부서) 간 의견교환과 협조를 얻는 데 사용하는 문서이다.

협조전의 개요

협조전은 비즈니스와 관련하여 기업 또는 부서 간의 원활한 업무소통을 위해 작성하는 문서이다. 협조전은 상대방에게 업무상 일정한 사항을 요청할 때 작성하는 것으로 특정업무에 대해 의사결정권자가 결재하고 지정한 사항에 관하여 관련 회사(부서) 간 의견교환과 협조를 얻는 데 사용하는 문서이다.

행정부서, 부속기관 등 회사에서 어떤 업무를 시행하고자 할 때 해당 업무 시행 전에 관련 부서의 업무협조를 받아야 하는데 이 경우 업무 협조 요청을 받은 부서는 해당 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조해야 한다.

협조전의 용도

업무협조전은 다음과 같은 경우에 사용된다.

1) 2개 이상의 부서가 공동으로 시행하는 것이 필요한 업무
2) 다른 회사(부서)의 지원을 필요로 하는 업무
3) 기타 다른 회사(부서)의 협의, 동의 및 의견조회 등이 필요한 업무
4) 구두(口頭) 요청에 대한 근거자료

협조업무의 종류

협조업무는 사내업무와 대외업무로 구분할 수 있는데 사내업무는 부서 간 협조업무와 부서 내/외의 결제라인 업무가 있다. 대외업무에는 행정기관과의 업무와 매입/매출 및 제휴 등에 따른 거래처 관련업무로 구분할 수 있다.

1) 사내업무
부서 간 협조업무, 부서 내/외 결재라인 업무

2) 대외업무
행정기관과의 업무, 관련업체 제휴업무, 매입/매출 등 거래처 업무

업무협조의 방법

1) 문서에 의한 협조 : 협조전, 협조공문 등
2) 회의 등에 의한 협조 : 업무회의
3) 공동 팀 편성 등에 의한 협조 : 프로젝트 팀 구성(지원) 등
4) 전화 등에 의한 협조 : 구두(口頭) 요청 및 답변, 조언 등

협조전의 특성

1) 협조전의 효과
① 업무 협조 전 이용의 미비로 인한 회사(부서) 간 업무 차질 해소
② 발신회사(부서)와 수신회사(부서) 간 명확한 책임소재 규명
③ 회사(부서) 간 원활한 의견교환을 통한 업무의 효율화 추구
④ 회사(부서) 간 업무 절차와 내용에 대한 근거확보

2) 협조전의 필요성
기업의 업무는 단독으로 처리가 가능한 경우와 다른 부서나 회사의 업무 협조가 있어야 하는 경우가 있다.
이러한 경우 단순히 구두(口頭)로만 업무협조 요청을 하게 될 경우 신속한 처리가 어려울 뿐만 아니라 협조 요청을 받은 사실을 잊게 될 수도 있다. 따라서 기업 내외적으로 업무 협조가 필요한 경우에는 협조전을 작성함으로써 업무 협조에 대한 근거를 남길 필요가 있다.

3) 협조전의 구성내용
업무협조전을 작성하는 목적은 회사(부서)간 원활한 업무진행과 효율적인 업무처리를 유도하는 데 있으며, 주요 구성항목은 다음과 같다.

① 발신자 정보
협조전 작성자의 소속, 부서, 직위 등

② 수신자 정보
협조전을 수신하는 부서, 담당자, 직위 등

③ 협조 요청사항
현황, 사유, 내용(자료요청, 처리요청, 의견요청, 참고사항), 첨부문서 등

④ 협조 요청일
협조문을 발송한 날짜를 기재

협조전 실무절차

협조전 작성 → 결재 → 발송 → 접수 → 업무처리

1) 협조전의 작성
협조전은 업무의 내용에 따라 자유롭게 작성할 수 있으나, 사내에 별도로 마련된 표준서식이 있을 경우에는 서식의 항목에 맞추어 작성하는 것이 일관성 있는 업무추진에 도움을 줄 수 있다. 협조전은 업무상 필요한 안건의 협조를 구하기 위해 작성하는 문서이므로 협조를 바라는 사항이 무엇인지 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 중요하다.

2) 협조전의 결재
올바른 업무처리와 공신력 있는 협조전이 되도록 사전에 결재 등을 통해 검토를 받아 진행하는 것이 바람직하다. 협조전 작성자는 협조전을 작성함에 있어 협조의 목적, 실시방법, 시기 및 효과 등을 검토하고 관계자와 사전에 협의하여 협조의 원활한 진행에 노력해야 한다.

① 결재권의 결재는 결재란에 서명 또는 날인하며 필요에 따라 결재일시를 표시한다.
② 관련되는 문서는 그 내용을 요약하여 보고하고 일괄 결재를 받도록 한다.
③ 공람문서로 서명란이 설정되어 있지 아니한 문서에는 적당히 여백에 서명란을 따로 설정하여 공람해야 한다.

3) 협조전의 발송
결재가 완료된 협조전은 소정의 서식에 따라 필요한 경우 시행문을 작성하고 해당 수신처에 발송한다.
다만, 정기적으로 시행되는 업무협조에는 시행문을 생략하고 작성일자, 부서명, 작성자명을 기입한다.
발송하는 협조전은 발신일을 원본에 날인한 후 발신 처리한다.

4) 협조전의 접수
문서담당부서에서 협조전을 접수한 때에는 문서접수대장에 기록하고 접수문서에는 문서 처리인을 문서의 적당한 여백에 찍는다. 다만, 경유문서에는 문서처리인을 날인하지 않고 경유인 문서의 첫 장 시행 연월일 밑의 적당한 여백에 날인한다. 문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 해당 부서에 인계해야 한다.

문서담당부서는 접수문서에 대하여 발송부서에 접수사실의 표시를 요구하는 경우에는 문서영수증을 송부하거나, 문서발송대장의 수령인 항목에 수령표시를 해야 한다.

5) 협조전의 처리
협조전을 받은 경우 수신한 문서를 문서접수대장에 기재하고 즉시 부서장의 결재를 받은 후 지시에 따라 처리해야 한다. 수신한 문서에 대한 문서접수대장은 각 부서에 비치해야 하며, 담당 관리자를 두도록 한다.
부서장은 협조전의 내용에 따라 담당자에게 업무를 배분하고 결재권의 지시내용에 따라 처리과정을 감독해야 한다.

협조전 작성요령

협조전은 업무상 필요한 안건의 협조를 구하기 위하여 작성하는 문서이다. 따라서 협조를 바라는 사항이 무엇인지 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 중요하다.

1) 결재
업무 협조전을 검토, 확인하여 관리 및 책임자의 결재를 받는 항목이다.

2) 수신 및 발신사항
협조전을 발송하고 수신하는 회사(부서), 담당자를 정확하게 작성하여 업무진행이 용이할 수 있도록 한다.
수신란에는 수신 부서와 담당자를 기입하고 협조전 작성자의 소속 부서와 작성일을 기재한다.

3) 제목
제목만으로도 주요 내용을 알 수 있게 작성한다.
업무협조전의 내용을 대표하거나 간략히 보일 수 있도록 작성하면 된다.

4) 내용
의례적인 두문, 인사는 생략하거나 필요한 경우에는 가능한 짧고 간결하게 작성한다. 부서 간 원활한 업무협조를 위하여 업무내용과 절차 등 주요내용을 기재하여 효율적인 업무 처리를 유도하도록 한다.
필요한 내용만으로 항목을 구분하고 작성하여 이해가 쉽도록 한다. 별도로 설명이 필요한 부분이 있으면 해당 내용을 별도로 첨부하는 것이 좋다.

5) 협조부서
해당 업무 협조와 관련하여 참조인들이 있는 경우에는 참조란에 기입하여 참조인의 확인을 받도록 한다.
회신이 필요한 경우에는 해당 담당자를 명기한다.

6) 처리기한
업무가 처리되어야 하는 마감 시한 또는 완료를 희망하는 날짜를 기재한다.

7) 문서번호
체계적인 문서관리와 검색이 용이하도록 문서번호를 부여한다.

협조전 작성 시 유의사항

1) 협조사항
회사마다 업무의 성격과 업종에 따라 문서의 양식에 일정한 차이가 있지만 그 문장내용의 기재는 지시사항을 명확하고 간단하게 기재하는 것이 필요하다. 협조가 필요한 부분의 내용을 항목별로 분류하여 간략하게 기재하면 이해가 빠르고, 오래 기억할 수 있으며, 내용을 빠뜨리지 않고 기록할 수 있다.

협조문을 작성할 때는 전달하고자 하는 요점을 먼저 기술하고 추가 설명은 뒤로 미루어 상대방이 문서의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 해야 한다.

2) 협조부서
업무 협조전에 협조부서를 명확하게 표기하여 협조사항을 처리해야 할 주체에 대해 해석이 달라지지 않도록 해야 한다. 협조 처리의 결과 보고사항이 필요할 경우에는 보고일을 명확히 기재하여 적기에 협조업무가 완료될 수 있도록 해야 한다.

3) 협조에 필요한 기재사항
협조문은 상대에게 어떠한 반응이나 행동을 요구하는 것이므로 문서번호, 발신일자, 수신처, 발신처, 제목, 내용 등 협조 요청에 필요한 사항을 정확하게 기재하여 원활한 업무진행과 문제가 발생하였을 경우 대처할 수 있도록 해야 한다.

4) 신속한 처리
협조전은 대부분 실무처리를 위해 작성하는 것인 만큼 그 시기를 놓치게 되면 아무리 좋은 내용이라도 소용이 없게 된다. 따라서 협조를 하거나 협조를 받은 사항이 발생했을 때 신속하게 대응할 수 있도록 상황에 따른 문안을 매뉴얼화해 신속하게 작성할 수 있도록 해야 한다.

5) 업무보안
다른 회사나 부서에서 일정한 자료제공을 협조한 경우, 보안유출의 위험이 있으므로 구두(口頭)에 의한 업무진행은 지양하고 공식적인 협조전을 통하여 자료의 제공여부를 검토하고 협조의 내용을 기록하여 진행해야 업무처리에 대한 과실을 방지할 수 있다.