공문서관리대장

요약 공문서를 관리하기 위하여 작성하는 서식.

중요하거나 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확하고 신속히 하여 책임의 소재를 명확히 하여야 한다. 여기서 말하는 문서란, 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다.) 및 회사가 접수한 모든 문서를 가리킨다.

공문서관리대장은 공문을 접수한 날짜, 접수한 문서번호, 발송처, 내용 등의 항목으로 구성되어 있으며, 현재까지 접수한 공문들을 관리하기 위하여 작성하는 것이다. 문서담당자는 접수받은 문서를 문서대장에 기재하고 부서장의 결재를 받은 후 지시에 따라 처리하여야 한다. 문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서담당부서에 인계하여야 한다. 이는 공문서에 대한 근거를 남겨 업무의 하자가 발생하지 않도록 하기 위해서이다.