공문서 발송대장

요약 발송한 문서를 기록하여 지속적으로 관리하기 위한 서식.

서식 구성항목	문서번호, 발신자, 수신처, 내용, 발신일, 비고

중요하거나 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확하고 신속히 하여 책임의 소재를 명확히 하여야 한다. 여기서 말하는 문서란, 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다.) 및 회사가 접수한 모든 문서를 가리킨다.

공문서 발송대장은 발송한 공문에 한하여 기재하는 장부로서, 공문을 접수한 날짜, 발송번호, 발송부서, 내용 등의 항목으로 구성되어 있으며, 문서담당자는 접수받은 문서를 문서대장에 기재하고 부서장의 결재를 받은 후 지시에 따라 처리하여야 한다. 문서담당부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서담당부서에 인계하여야 한다. 이는 공문서에 대한 근거를 남겨 업무의 하자가 발생하지 않도록 하기 위해서이다.