발주서

요약 발주서란 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 양식이다.

발주서의 개요

1) 발주서의 정의
발주서란 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서를 말한다.

실무에서는 주문서의 용도로 사용되는데 예를 들어 컴퓨터 1대를 발주서로 산다고 하면 발주서 서식에 원하는 컴퓨터의 모델 또는 사양을 작성하여 판매점에 제출하면 판매점에서는 발주서에 있는 내용대로 컴퓨터를 납품하고 그에 따른 증빙서류를 청구해서 물품대금을 받게 된다.

2) 거래문서의 특성
거래관계 문서란 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 문서로 작성한 것으로서 거래계약체결에 따른 계약서를 작성하고 거래관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금지급청구서, 작업의뢰서, 구입신청서, 반품요구서와 승낙서 등 다양하게 존재하고 있다.

통상 이에 관한 문서들은 각 회사가 나름대로 일정 규정에 의하여 양식을 마련하여 놓고 이를 사용하고 있는 것이 전반적인 추세이다. 그러므로 이에 관하여는 통일된 양식보다는 각 회사 등의 업무의 종류와 형태에 따라 각 회사의 실정에 맞게 문서를 만들어 사용함이 편리하다.

3) 발주서의 필요성
자주 거래를 하는 거래처라면 최초의 계약체결 시에만 계약서를 첨부하도록 하고 후일의 지속적 거래에 있어서는 발주서만으로 계약거래가 이루어지도록 하는 방법이 간편하게 통용되는 방법이다. 회사의 거래규모에 따라 특정된 거래금액 이하에 대하여는 발주서만으로 거래를 지속하고 계약서를 별도 체결하지 않는 경우도 있으나, 가능하다면 사후의 분쟁을 미연에 방지하는 의미에서 최초 거래 시만이라도 추후 발주에 지속적으로 적용되는 계약서를 작성하여 거래를 하는 것이 바람직하다고 할 것이다.

발주서의 구성내용

1) 발주서의 구성항목
발주서에는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되며, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄일 수 있는 방법의 하나이다. 발주서에 기재될 사항으로는 다음과 같은 항목이 있다.

① 발주자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
② 공급자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
③ 발주 목적물(품목/사양/수량/단가/금액)
④ 납기일
⑤ 납품장소
⑥ 인도조건
⑦ 포장
⑧ 검사
⑨ 지체상금

그러나 발주서와 동시에 거래약관(계약서 등)이 최초에 작성되어 첨부가 된다면 통상 계약서에 위의 항목 가운데 납품장소, 인도조건, 포장, 검사, 지체상금 등은 포함될 것이므로 발주자기본정보, 공급자 기본정보, 발주목적물, 납기일의 정도가 가장 기본적인 항목이 된다.

2) 발주서의 표시사항
발주서의 표시사항은 업무의 내용과 목적에 따라 달라질 수 있으며 아래 내용을 포함한다.

① 문서 상단에 발주서 표시
② 발주 요청자 표시(회사, 관공서, 사람 등)
③ 발주서 수신회사 표시
④ 발주 총 금액표시(세금포함, 별도 분명히 명기), 한글/숫자를 함께 표시
⑤ 품목표시(품명(제품명, 모델명), 단위, 단가, 금액, 간략 비고 설명 등)
⑥ 품목이 많을 경우, 또는 필요에 따라 소계 표시
⑦ 전체적 합계표시
⑧ 물품의 납품 유효기간, 특수조건 등 표시

발주서 작성의 절차

1) 발주과정
통상 물품발주서는 물품 구매에 대하여 사전에 해당 업체와의 일정한 사전 협의가 진행되고 이에 따라 회사내부의 품의 승인이 내려진 경우 발주서를 작성하여 공급 업체에 제출하게 된다.

발주서에는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되고, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄 일수 있는 방법의 하나이다.

2) 발주서 작성 후
발주서 작성 후에는 어떤 과정을 통해 납품에 이르게 되는 지, 도서제작 발주의 경우를 예로 알아보자.

① 스케줄 잡기
제작 담당자는 발주서 작성 후, 각 거래처로 팩스를 보낸 다음 꼭 확인전화를 해야 한다. 각 거래처 담당자와 전화통화 후 대략적인 인쇄 스케줄을 잡아야 하는데, 이 때 각 공정마다의 시간을 최소한 1~2일 이상 여유 있게 잡아서 진행해야 한다. 너무 무리하게 일정을 잡을 경우 각 거래처간의 스케줄이 맞지 않아서 마케팅 부분의 배본 일정에 차질을 빚게 하는 경우가 종종 발생하기 때문이다. 따라서 조금 일찍 배본처로 납품되는 것이 안전하다.

② 확인전화
거래처 담당자와 일정 협의가 끝나면, 반드시 확인 작업을 해야 한다. 용지가 인쇄소에 제대로 입고가 되었는지 지엽사에 확인을 하고, 인쇄소에도 용지가 도착했는지 확인을 해야 한다. 간혹 용지가 중간에 사라지는 황당한 경우도 있다. 물론 대부분의 이유는 시간상의 오차 때문이지만, 그로 인한 가장 큰 문제는 인쇄 일정이 그만큼 늦어진다는 데에 있다. 그래서 확인 작업이 매우 중요하다.

③ 본문 인쇄보다 표지인쇄가 먼저
인쇄 진행을 할 때에는 본문 인쇄보다 표지인쇄 스케줄을 항상 먼저 잡아야 한다. 표지는 코팅, UV, 형압 등 후가공이 들어가는 경우가 많으므로 먼저 인쇄가 되어야 한다. 그래야 표지 후가공이 끝날쯤에 본문 인쇄가 끝나 제본 작업에 함께 들어갈 수 있다. 양장제본의 경우 보통 무선제본보다 시간을 넉넉히 잡아야 한다. 표지 공정도 있고, 본문 역시 접지 후 사철작업(실로 엮는 작업)이 있기 때문에 최소한 3~4일 정도의 여유기간이 있어야 한다. 대략 일주일 정도 더 잡으면 넉넉하다.

발주서 작성 시 유의사항

거래(영업)관계 문서는 금전문제와 직결되는 등으로 인하여 문구 하나마다 신중을 기하고 명확하게 작성하여 중요하게 다루어야 한다. 특히, 오자나 탈자가 없도록 주의하여 기재하여야 하며, 금액의 기재 등에는 날인을 하는 등의 조치로 명확히 하여 둘 필요가 있다.

발주서에 수량을 잘못 기재한다거나, 제품의 가격이나 납기일 또는 기타 중요 사항을 잘못 기재한 경우 중대한 문제가 발생하여 돌이킬 수 없는 손실을 야기할 수도 있다. 이를 방지하고 예방하기 위해서는 세심한 배려와 확인이 필요하다.

또한 거래관계 문서는 어떠한 행위사실을 입증하는 중요한 입증자료로 후일 분쟁 등이 발생할 경우 증빙자료로 활용되기도 하므로 사실에 근거하여 명확하게 작성하고 기명 날인해야 한다.

1) 간결하고 명료한 작성
거래관계 문서는 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 작성하는 것이므로 간결하고 명확하게 작성하여야 한다. 즉, 언제, 무엇을, 어떻게 하여주기를 바란다는 형태로 거래 내용에 따른 요점을 간략하게 기재하면 된다.

2) 정확한 의사표현
거래관계 문서는 그 의사표현을 확실하게 하여야 한다. 즉, 「갑」이 「을」에게 20년 월 일까지 ○○물품 ○개를 ○○장소에 납품하여 주기를 원할 경우, 을은 그 지정일자와 장소에 원하는 물품을 납품하여 주겠다는 표현이나 지정일자까지 ○○의 이유로 납품을 할 수 없으니 ○월 ○일까지 연기해 주기를 바란다는 의사를 명확하게 표현하여야 이로 인한 부작용을 해소할 수 있는 방안이 될 것이다.

3) 작업일정 등을 고려하여 작성
작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 거래문서는 자사의 작업능력이나 진행정도 등 제반 사항을 참작하여 문서를 작성하여야 한다. 이는 서로간의 신뢰와 회사이익에 직결되는 문제이다.

즉, 하루에 10개의 제작능력이 있는 부품공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급하겠다고 할 경우 그 약속은 지키기가 어렵고 이를 지키지 못함으로 인하여 신뢰에 흠이 가고 경우에 따라 손해를 배상하여야 하는 요인도 감수해야 한다.

그러므로 작업능력이나 진행정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중하게 거래문서를 작성하여야 한다.

4) 금전관계는 신중하고 명확하게 작성
거래관계 문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이다. 금전관계는 회사의 주목적이 되는 것이므로 가장 신중하게 고려할 문제이다.

즉, 회사의 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 맞게 문서를 작성하여야 한다. 그러기 위해서는 어떤 종류의 물품을 어느 선에서 구입, 납품하여야 할 것인가를 신중하게 고려하고 그에 맞는 가액을 설정하여 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성하여야 할 것이다.
기업은 영리를 목적으로 하므로 기업에 이익을 주는 사람을 필요로 한다는 사실을 명심하여야 할 것이다.

5) 철저한 확인 및 점검
이상과 같은 제반 사정을 고려하여 초안을 작성하면 주된 목적과 내용 및 날짜와 금액 등에 관한 사항이 누락되거나 잘못된 부분이 없는지를 확인하고 자사의 작업진행 등에 이상 여부를 점검 확인한 후 문서를 작성하고 오탈자 여부를 확인하여 수정 및 보완한 후 발송하여야 한다.