그룹웨어 도입 도와주세요~~

안녕하세요.

올바른 경영에 도움을 드리는 경영길잡이입니다.

우선 질문부터 답변드리면 업종은 크게 상관이 없으며 실무자의 업무 처리방법과 연관이 있을 것 같습니다. 

괜찮은 그룹웨어는 아래 내용을 읽어보시길 바랍니다.

그룹웨어 도입이 처음이라면 몇가지 체크해야할 내용이 있습니다.

첫째, 회사 업무 중 필요한 기능이 어떤 것들이 있는지 정리하는 것입니다.

우리 회사는 결재건이 많아서 전자결재 기능이 필요하다거나 공장이나 지사에는 업무공유가 쉽지 않아 공지게시판이 필수이거나, 외근직이 많아 모바일 기능을 제공해주는 등 필수 기능을 몇가지 정리하는 것입니다.

두번째, 필요한 기능을 제공하는 그룹웨어를 검색해보시는 겁니다.

대부분 그룹웨어에서 제공하는 기능은 비슷하지만 그룹웨어마다 특화된 기능이 있습니다. 또한 간혹 어떤 그룹웨어는 웹메일이나 전자결재양식, 모바일 등을 별도로 추가 구매해야 하는 경우가 있습니다.

세번째, 필요한 기능을 제공하는 그룹웨어를 찾으셨다면 그룹웨어를 제공하는 회사가 안정적인지도 확인하여야 합니다. 처음 도입하고 나서도 계속 교육 및 유지운영 등 관리를 해줄 수 있는 회사인지를 확인하는것입니다.

마지막으로 그룹웨어를 2~3가지로 압축하였다면 비용적인 측면도 고려되어야 할 것입니다.

중소기업인데 구축비용을 수천만원을 들여서 구축하기에는 기업 경영에 부담이 될 뿐만 아니라 필요없는 기능을 많이 갖고 있는 그룹웨어일 수도 있습니다.

처음 그룹웨어를 도입하는 기업이라면 인원과 필요한 기능이 많지 않을 것이라는 가정 하에 임대형 그룹웨어부터 검토해보시길 추천합니다.

처음부터 비용이 많이 들어가는 서버 구축형보단 임대형 그룹웨어를 도입하게 되면 적은 비용으로도 교육, AS, 업데이트 등 그룹웨어 업체에서 유지운영, 관리를 해주므로 편리하게 이용할 수 있습니다.

참고로 구축형은 우리 회사 업무 환경에 맞춰서 적용할 수 있다는 부분이 장점이지만 구축형 그룹웨어는 대부분의 기능이 이미 패키지형태로 개발되어 있으며, 회사 환경에 맞춰 개발하는 부분은 극히 일부분이지만 커스터마이징이라는 명목으로 수백 혹은 수천만원까지 비용 차이가 발생할 수 있습니다. 

비용 또한 그룹웨어 구입비만 발생되는게 아닌 HW(서버, 랙), SW(WAS, DB, OS 등)구입 비용과 연간 유지운영 수수료까지 발생되어 향후 기능개선이나 업그레이드, 업데이트할 경우마다 비용이 추가되므로 어마무시한 비용이 발생됩니다. 특히 Windows나 IE 등 PC에서 사용하는 필수 프로그램이 업그레이드되어도 그룹웨어 개발이 필요하므로 추가 비용이 발생하는데 너무 아깝습니다. 최근 Windows 8 출시, Windows XP 종료 등 이슈가 많았죠?

아래에 실제 사용자들이 많이 사용하며 만족하고 있는 임대형 그룹웨어 중 몇가지를 추천하겠습니다.

1. U+Biz 그룹웨어 - LG U+에서 서비스하는 그룹웨어는 2000년 '온넷21'프로그램으로 데이콤시절부터 현재까지 서비스되고 있는 그룹웨어입니다.

가격 : 기본 5유저 40,000원, 1유저 8,000원

설치비 : 최초 50,000원

교육 : 50인 미만 수도권 15만원, 50인 이상 1회 무료

2. KT비즈메카 - KT와 가온아이에서 제공하는 10년이상된 그룹웨어입니다.

가격 : 기본 5유저 35,000원, 1유저 7,000원

설치비 : 문의

교육 : 1회 10만원

3. T비즈포인트 - SKT와 나온소프트에서 2010년에 출시한 그룹웨어입니다.

가격 : 1유저당 6,000원(계정,용량)

설치비 : 1,000,000원

교육 : 수도권 1회 30만원, 지방 50만원

4. 한비로 - 웹메일 호스팅 전문업체인 한비로에서 2008년부터 그룹웨어를 서비스하였습니다.

가격 : 1유저당 5,500원(메일+그룹웨어+메신저)

설치비 : 문의

교육 : 문의

5. IBK비즈웨어 - 기업은행과 B2B 금융솔루션전문 회사인 웹케시에서 2013년에 출시한 그룹웨어입니다.

가격 : 10유저 기본 50,000원, 1유저당 4,000원

설치비 : 30일 무료, 15만원(6개월 약정 면제)

교육 : 초기 2회 무료 방문 교육

6. 이카운트 - ERP솔루션회사에서 출시한 ERP 부가서비스로 제공하는 그룹웨어입니다.

가격 : ERP+그룹웨어 5유저+웹메일 10유저 55,000원

설치비 : 200,000원

교육 : 가입 초기 2회 무료 방문

7. 팀오피스 - 다우기술이 2008년 트윈캠프로 시작해 2009년 '팀오피스'로 명칭을 변경하여 서비스하고 있습니다.

가격 : 기업전용 30유저 250,000원

설치비 : 500,000원

교육 : 설치비에 포함

이상 임대형 그룹웨어 몇가지 정보를 적었습니다.

위 그룹웨어의 기능은 대동소이하지만 각자 특화된 기능이 있습니다. KT, LG U+ 등 통신사의 그룹웨어는 오랫동안 그룹웨어 서비스를 제공하고 있으며, 팀오피스는 팀단위 프로젝트에 특화되어있고, 한비로는 메일과 서버쪽에 특화되어 있으며, 비즈웨어는 전자결재, 법인카드관리, 경비관리에 특화되어 ERP와 연동 기능을 제공합니다.

덧붙이자면 화면 기능이라던가 화면 UI같은 경우는 최근에 출시된 그룹웨어가 사용하기 쉽고 심플하게 개발되는 추세입니다.

그밖에 서비스되고있는 그룹웨어는 쿨피스,오픈태스크,후이즈,가비아,카페24 등이 있습니다.

그룹웨어를 결정하셨다면 업체에 요청하여 데모 프로그램이나 시연을 받아보는 것도 좋습니다.

마지막으로 한가지 더 말씀드리면 그룹웨어 도입을 결정하셨다면 그룹웨어가 정착될 수 있도록 도입 전략을 세워야 합니다. 자주 사용하는 게시판, 이메일, 전자결재부터 그룹웨어로만 처리한다면 큰 어려움없이 그룹웨어 도입에 성공할 수 있습니다.

답변내용에 만족하셨다면 답변 답변확정 부탁드립니다.^^

※ 위 내용은 각 그룹웨어 홈페이지 상의 정보와 여러 커뮤니티에서 실 사용자들의 의견을 반영한 내용입니다.

    만약 틀린 내용이 있다면 메일로 알려주시면 즉시 수정토록 하겠습니다.

안녕하세요

그룹웨어 도입에 대해 고민이 있으시군요.

저도 여러가지 그룹웨어 도입을 알아보다 최근에 괜찮고 사용하기 편한 그룹웨어를 알게되어

공유 드리고자 합니다.

대부분의 그룹웨어는 가입비용과 운영 월 사용료가 부담되기 마련 입니다.

팀오피스도 기업용은 250,000원 정도의 비용이 드는걸로 알고 있습니다.

비용이 들어도 잘 사용하고 잘 운영만 된다면 괜찮겠죠..?

비용만 지불하고 사용못하는 것보단 나을거니깐요.

그래서 이것저것 알아보다 저희 회사는 최근에 출시된 bizplay라는 기업용 소프트웨어를 도입해서

운영하고 있습니다.

게시판, 메신저, 일정관리, 연락처, 전자결재 등 다양한 기업용 기능들이 bizplay에서 사용이 가능하더라고요. 그것도 도입비용 없고 무료로 사용하고 있습니다.

저희는 거래처와 소통이 필요한 업무들이 많은데. 기존에는 메신저 같은 프로그램을 이용하여

서로 소통하고 파일도 주고 받았습니다.

그러나 지금은 bizplay의 콜라보를 통해 내부 직원은 물론 거래처 및 외부직원들까지 파일도 주고 받고

실시간으로 소통할 수 있어 매우 편리하더라고요.

물론 업무에도 충분히 도움이 되고요.

한번 가입해서 사용해보세요~~ 초기 비용이 없어 사용하는데 부담은 없을 겁니다.

에서 비즈플레이 처보세요~~

안녕하세요 ?

경남중소기업청 비즈니스지원단 최창석 상담위원입니다.

그룹웨어(Group ware)는 기업에서 사원들 사이의 정보공유 및 업무의 관리성과 신속한 처리를 목적으로 만든 온라인 기반의 업무 프로그램입니다.

주요기능으로는 전자결재, 웹메일, 일정관리, 문서관리, 인맥관리, 웹하드 등 개발회사의 제품에 따라서 다양한 기능이 포함되어 있습니다. 최근에는 스마트폰과 연동되어 언제, 어디서나, 실시간으로 업무처리가 가능한 제품이 많이 나와 있습니다. 또한 기존의 생산관리시스템과 erp와 연동을 통하여 실시간 생산현황, 업무현황, 고객관리의 모니터링이 가능하기도 합니다.

또한 도입의 방법에 있어서도 독자적인 서버를 구축하여 그룹웨어를 운영하기도 하며, SaaS(Software as a service)서비스를 통하여 매월 임대방식으로 사용을 하기도 합니다. 임대방식은 서버관리, 버전업, 백업 등이 임대비용에 포함되어 있기 때문에 최소의 비용으로 사용 할 수 있습니다.

그룹웨어는 도입을 위한 검토 이전에 업무의 단순화와 표준화가 이루어져야 합니다. 프로그램 도입을 기점으로 업무영역을 구분하고 각 영역별로 업무프로세스 및 사용양식을 표준화 하여야 합니다.

보편적으로 ISO 품질경영시스템을 도입을 통하여 업무프로세스와 문서 표준화가 되어 있다고 볼 수 있습니다. 이러한 기반위에 담당자, 부서, 지사, 창고 등 분산된 업무를 하나로 관리 할 수 있는 통합 프로그램이라고 할 수 있습니다. 분산된 업무는 중복 업무가 발생 미 데이터 손싱을 야기하고 많은 시간과 비용을 발생시키기도 합니다.

그룹웨어의 도입은 반복적 업무의 단순화와 정보 체계화를 통한 업무 효율증대 및 공간적 제약없이 실시간 업무처리가 가능합니다. 공급사, 구매사, 상품 등 기초정보관리에서 업무서식의 발행, 결재, 관리 등 문서의 통합관리가 가능합니다. 

중소기업에서의 그룹웨어의 핵심이유 중의 하나가 전가결재입니다. 결재라인별로 담당자가 결재판을 들고 부장, 이사, 대표이시 집무실에서 많은 시간을 대기하거나 결재라인의 한사람이 출장을 가면 업무철 시간이 몇주에서 몇달이 걸리기도 합니다. 이러한 이유로 도입을 하였지만 현업의 활용도는 기업의 문화, 대표이시 및 임원의 의지에 따라서 무용지물이 되기도 합니다. 

근본적으로 회사내에 인프라 구성(대표자의 의지, 전직원의 필요성 인식 및 동기부여, 하드웨어 및 소프트유웨어 인프라, 정보화 관련 교육을 통한 활용도 등)이 선행되어야 하며 도입을 위해 아래와 같은 방법이 있습니다.

첫째, 업무지원 및 유지보수를 위한 지역내 it기업이 개발한 제품을 사용하는 것입니다. 패키지는 1천만원대에서 5천만원대로 보시면 되고, 임대할 경우 100명의 사용자가 있으면 초기설치비와 월 30만원 정도 보시면 됩니다.

둘째, IT기업중에서 중견, 대기업에서 출시하는 표준화된 그룹웨어를 활용하시면 됩니다. 질문자께서 말씀하신 형태라고 보시면 됩니다. 보편적으로 1천만원 이하여 금액과 저렴한 임대비용으로 사용이 가능하지만 커스터마이징과 유지보수 부문에서 불편이 따를 수 있습니다.

셋째, 온라인 기반으로 임대서비스를 하는 IT기업의 그룹웨어 상품들이 많이 있습니다. 온라인을 통하여 서비스 사용을 신청하고 사용하는 방식이며, 고객의 커스터마이징은 반영이 최소화 되어 있으며, 범용형으로 사용하신다고 보시면 됩니다. 경우에 따라서 비용이 지불하면 수정이 가능 할 수도 있습니다.

비용은 10만원대 ~50만원 등 다양하게 있습니다. 검색에서 그룹웨어 임대라고 검색해 보시면 많은 공급자들을 확인하실 수 있습니다.

장기적인 관점에서 도입을 검토하고 도입후 최대한 활용하신다면 업무효율, 생산성 향상, 원가절감을 기업에 따러서 몇십%에서 몇백%의 성과를 기대할 수도 있습니다.

 "프로젝트웨어"를 추천드립니다.

프로젝트웨어는 기존의 그룹웨어보다 한단계 더 발전된 멀티 그룹웨어입니다.

사내 커뮤니티 뿐만 아니라 비정형의 내부, 외부 조직을 하나로 묶을 수 있는 커뮤니티를 무제한 생성하여 업무의 유연성을 증대시킬 수 있습니다.

그룹웨어+프로젝트 관리+프로젝트 회계+이메일+웹하드+지식관리+메신저+근태관리+고객관리+도서관리등 프로젝트웨어 하나로 지원됩니다.

수도권 지역이면 무료로 데모시연도 가능합니다.

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