회사의 회계제도등의 구축은 인터넷에서 글로써 할 수 없는 업무입니다. 회사의 대한 정보가 풍부하게 제공된 것도 아니며, 직접 확인해 보지도 않은 터라 아래의 내용은 님의 회사에 최적화된 것이라고 말씀드릴 수 없습니다. 또한 회계제도 단순히 기장 및 거래 증빙 보관을 의미하지 않습니다. 회사에 잠재된 부정 및 왜곡에 대한 미연의 방지를 포함해야 정확한 의미를 나타낼 수 있습니다. 따라서 아래 내용은 이에대한 서술로 이루어 졌으며 매우 상투적일 수 있기때문에 필요없다 판단되시면 읽지 않으셔도 됩니다.
회계제도와 관련된 내부통제시스템을 구축하여 달성하고자 하는 목적은
1.모든 거래는 경영자의 일반승인 또는 특별 승인에 따라 집행된다.
2.모든 거래와 경제적 사건은 일반적으로 인정된 회계처리기준(기업회계기준)에 따라 재무제표가 작성될 수 있도록 정확한 금액으로, 적절한 계정과목에, 그리고 해당 회계기간에 즉시 기록된다.
3.자산과 기록에 대한 접근은 경영자의 승인에 의해서만 허용된다.
4.회계제도상 기록된 자산은 합리적인 주기로 실물자산과 비교되며, 차이가 발생된 경우 적절한 조치가 취해진다.
이므로 위 사항에 부합하는 회사 특성을 반영한 시스템을 구축하시면 됩니다.
업종이 무엇인지를 말씀해 주시지 않으셨기때문에 일반적인 상황으로 전제하고 말씀드리겠습니다. 또 인터넷으로는 한계가 있으므로 중요한 사항만 말씀드리겠습니다. 회사의 내부통제제도의 구축은 전문가에게 직접 받는것이 최적이라는 점을 말씀드립니다.
내부통제제도는 아래와 같은 한계가 있기 때문에 완전할 수는 없습니다. 따라서 회사에서는 적절한 기준을 두어 아래를 최대한 고려할 수 있는 시스템을 구축하여야 합니다.
1.내부통제의 비용은 이로인해 얻을 수 있는 효익을 초과하면 안된다.(Cost-Benefit)
2.경영자나 종업원이 내부인원이나 외부의 제3자가 공모하여 내부통제제도를 우회할 가능성(Collusion)
3.내부통제의 운영책임이 있는 임직원이 권한을 남용하여 내부통제를 무시할 가능성.
(Management override)
님의 회사의 경우는 설립후 2년이 경과된 신설회사이고 아직 수익이 발생하지않고 있다 하셨으므로 위 사항 중 1번이 제일 고려되야할 사항으로 생각됩니다. 그러나 회사의
규모가 커지고 회계연도가 흐를 수록 2번과 3번이 훨씬 고려되어야 한다는 점을 잊지 마시길 바랍니다.
내부통제제도의 구축에는 통제환경과 절차가 고려되어야 합니다.
통제환경에서 고려할 사항
1. 내부감사기능. 인사에 관한 정책 및 절차, 업무의 분리를 포함한 경영자의 통제체계
예)효과적인 평가,보상,징계방법. 직원의 채용 승진에 대한 기준, 절차 구비여부,
직무순환제도 실시의 여부
2. 외부기관의 규제등 외부환경의 영향
예)금융감독원, 증권선물위원회등의 규제, 주주의 압력 정도
소규모이면서 1인기업의 성격을 띠는 회사일수록 1번의 경영자 통제체계에 대한 명확한
기준이 부실할 수 있으며, 주주의 압력 또한 적기 때문에 신뢰적인 회계제도 및 내부통제시스템의 운영이 이루어지지 않을 수 있습니다. 따라서 이에대한 명확한 기준이나 절차등의 마련이 선행되어야 합니다. 또한 회계제도의 디자인에 있어 외부규제기관의 요구사항을 충족할 수 있어야 함을 고려해야 합니다.
통제절차에 대한 사항은 아래와 같습니다.
1 승인: 거래의 집행과 관련한 승인
2.업무분장(separtion of duties):거래의 승인 및 기록, 관련자산의 보관 등에 대한 업부의 분장.
3.문서화:거래 증빙서류나 장부의 문서화
4.접근 및 사용에 관한 통제: 자산이나 서류 등에 대한 제한적 접근 또는 사용
5.내부검증:독립적이고 주기적인 대조, 비교, 저정등의 내부검증
1.승인에 대한 예
매출거래가 발생하는 경우 반드시 거래처에 대한 신용조사가 이루어진 다음 매출금액에 대한 회수 가능성을 평가한 뒤 신용승인절차를 거쳐 매출이 이루어져야 합니다. 님의 회사는 초기의 회사이기 때문에 (어떤 재고를 판매하시는지는 모르겠으나)위의 절차가 부실하게 이루어지면 매출채권등의 회수가 어려울수 있고, 극단적으로 유동성이 악화되어 회사 부도로 이어질 수 있다는 점을 꼭 명심하시길 바랍니다.
신용조사에 대한 구체적인 기준은 회사의 경영자와 상의 하여 마련하시길 바랍니다. 명확한 기준이 없다면, 거래대금이 커질경우 약간 부실한 거래처에 대해서도 매출거래를 성사시킬 수 있는 위험이 존재하기 때문입니다.
횡령의 가능성이 높은 재고를 보관하고 있는 창고부서등은 반드시 승인된 문서에 의해서만 재고자산의이 반출되도록 해야합니다. 이는 재고에 대한 부정의 가능성을 줄이고, 재고의 신뢰성을 부여할 수 있으며, 승인된 자만 재고 보관 장소에 접근 가능하게 함으로써 횡령의 위험도 줄일 수 있습니다.
구매대금의 결제에 있어서 반드시 승인된 지급 결의서에 의해 자금부서에서 자금이 집행되도록 해야합니다. 이는 종업원들의 자금유용을 방지할 수 있으며, 회사의 장부상 현금 및 매입채무에 대한 신뢰성을 부여할 수 있습니다.
2.거래의 승인, 집행, 거래의 기록 및 이로인해 발생된 자산의 보관은 각각 분리되어야 하합니다. 소규모의 회사의 경우 거래의 집행 및 기록등이 한 부서에서 이루어지는 경우가 많습니다. 이는 회사 내에서 업무에 대한 상호 검증이 체계적으로 이루어지지 않아 부정이나 오류의 발생을 유인하는 계기가 됩니다. 특히 회사 자금에 있어 승인, 집행, 기록에 대한 업무의 분리는 반드시 필요합니다.
거래 증빙서류나 장부의 문서화
문서화에 있어서는 아래 사항을 고려해야 합니다.
1.사전에 문서의 일련번호를 부여한다. 혹여 문서를 잘못 기재한 경우 해당 문서를 폐기하는 것이 아니라 보관하고 차후 일련번호로 문서를 작성하며, 누락된 일련번호에 대한 확인이 있은 후 해당 문서를 폐기하는 절차가 필요합니다.
2.거래가 발행한 즉시 문서를 작성하고 해당부서는 관련문서를 적절히 보관하고 있어야 하며 동문서는 관련부서로 즉시 전달되어야 합니다.
3.작성방법및 내용이 명료하게 이해되도록 단순성을 유지합니다.
4.문서의 양식은 다목적으로 이용될 수 있도록 고안하고 양식의 종류를 극소화 합니다.이는 문서작성의 오류를 방지하고 효율성 및 효과성을 높일 수 있습니다.
5.문서양식의 표준화를 통하여 신속성과 정확성을 유지합니다.
위 절차는 차후 거래에 대한 분쟁등이 발생시 책임소재를 명확히 할 수 있기 때문에 꼭 필요합니다.
4.자산이나 서류등에 대한 제한적 접근 및 사용
예)
재고의 보관시 적절한 경비시스템과 방화시설을 갖추는 것, 보험의 가입, 실물자산이나 기록에의 접근시 적절한 승인절차를 취함.
현금입금과 관련하여 항상 자동이체시스템을 권장하며 만약 현금이나 수표등으로 회수된 경우 반드시 동일날짜에 즉시 입금될 수 있는 시스템을 구축
어음, 수표를 발행할 수 있는 경우 회사의 인감도장은 반드시 승인권자의 책임아래 안전하게 보관될 수 있도록 해야 함.
5.독립적이고 주기적인 대조, 비교, 조정 등의 내부검증
아래 사항은 사내 독립된 제3자(아래 업무와 관련 없는 자)에 의해 수행되는 것이 옳습니다.
1.매출과 관련하여 일정기간 작성된 서류(선적서류나 세금계산서)와 장부의 매출채권과 기록을 비교검증
2.월별로 매출채권 잔액에 대하여 거래처별 잔액증명서를 발송하여 실제 장부에 기록된 금액과 비교검증
3.재고자산의 입,출고시 계속기록법에 의해 재고자산의 수량을 관리하고 수시로 창고내 수량과 장부와의 비교검증 실시
많은 것을 표현할 수 없는 것이 아쉽네요. 소규모 기업에서 회계제도 및 내부통제제도의 운영은 회사 사장님, 즉 경영자의 손에 달린 경우가 많습니다. 따라서 님과 같은 분이 확실한 기준등을 협의하여 수립함으로써 투명한 경영이 가능하게 되고, 나아가서 계속기업이 가능할 것 입니다. 주저리 주저리 썼는데 도움이 되실지 모르겠습니다.
