회의록

요약 회의록이란 어떠한 안건을 주제로 참석자들이 서로의 생각이나 의견 교환을 통해 결론을 도출하는 과정을 기록한 문서이다.

회의록의 개요

회의는 안건을 주제로 참석자들의 의견을 나누고 결정과 동의를 구하는 과정이다. 회사나 단체에서 회의 참석자들이 제시된 과제에 대해 의견을 교환하거나 문제의 해결 방법을 모색하는 과정을 기록하여 보존하는 것이 바로 회의록이다.

회의록은 회의에서 토의된 중요한 내용과 결정된 사항들을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록해야 하는 문서이다. 회의의 결과로 작성한 회의록을 통하여 주요 결정사항 및 진행사항을 정리하여 관련 부서에 전달하거나 상부에 보고할 수 있으므로 체계적인 작성과 관리가 필요하다.

회의의 목적과 종류

1) 목적
회의는 한 장소에 여러 사람이 모여서 의견을 나누고, 가장 좋다고 판단되는 의견에 따라 실시사항을 결정하는 절차이다. 회의는 다수의 사람이 모여 의견을 교환하는 활동이므로 단독으로 의견을 발표하거나 지시사항만을 전달하기 위한 것은 진정한 회의의 목적이라고 볼 수 없다. 회의의 주요 목적과 기능은 다음과 같다.

① 정보공유 : 상호교류 촉진 및 협동심을 고취
② 의사결정 : 문제해결방안을 모색하고 중요한 사안에 관하여 결정
③ 계획입안 : 필요한 계획이나 일정을 기획하고 정리
④ 아이디어 도출 : 발상의 전환을 통한 개선 및 혁신을 도모

2) 종류
회의의 종류는 회의를 실시하는 목적과 형태에 따라 다음과 같이 분류된다. 회의에 따라 목적과 준비사항이 다르므로 사전에 회의의 개념을 이해하고 이에 대한 대비가 필요하다.

① 컨벤션(Convention)
회의 분야에서 가장 일반적으로 쓰이는 용어로서 정보전달을 주목적으로 하는 정기집회에 많이 사용되며 전시회를 수반하는 경우가 많다. 각 기구나 단체에서 개최하는 연차총회(Annual Meeting)의 의미로 쓰였으나, 요즘에는 총회, 휴회 기간 중 개최되는 각종 소규모 회의, 위원회 회의 등을 포괄적으로 의미하는 용어로 사용된다.

② 컨퍼런스(Conference)
컨벤션과 거의 같은 의미를 가진 용어로서, 통상적으로 컨벤션에 비해 회의 진행상 토론회가 많이 열리고 회의 참가자들에게 토론 참여기회도 많이 주어진다. 또한, 컨벤션은 다수의 주제를 다루는 업계의 정기 회의에 자주 사용되는 반면, 컨퍼런스는 주로 과학, 기술, 학문 분야의 새로운 지식 습득 및 특정 문제점 연구를 위한 회의에 사용한다.

③ 포럼(Forum)
제시된 한가지의 주제에 대해 상반된 견해를 가진 동일 분야의 전문가들이 사회자의 주도하에 청중 앞에서 벌이는 공개 토론회로서, 청중이 자유롭게 질의에 참여할 수 있으며, 사회자가 의견을 종합한다.

④ 심포지엄(Symposium)
제시된 안건에 대해 전문가들이 다수의 청중 앞에서 벌이는 공개토론회로서, 포럼에 비해 다소의 형식을 갖추며, 청중의 질의 기회는 적게 주어진다.

⑤ 워크숍(Workshop)
컨퍼런스, 컨벤션 또는 기타 회의의 한 부분으로 개최되는 짧은 교육프로그램으로 참여 인원이 특정문제나 과제에 관한 새로운 지식, 기술, 아이디어 등을 서로 교환한다.

⑥ 세미나(Seminar)
주로 교육목적을 띈 회의로서 30명 이하의 참가자가 참가자 1인의 주도하에 특정분야에 대한 각자의 지식이나 경험을 발표, 토의 한다.

⑦ 미팅(Meeting)
모든 종류의 회의를 총칭하는 가장 포괄적인 용어이다.

⑧ 원격회의(Teleconference)
회의 참석자가 회의장소로 이동하지 않고 국가 또는 대륙 간 통신시설을 이용하여 회의를 개최한다. 회의 경비를 절약하고 준비 없이도 회의를 개최할 수 있다는 장점이 있으며, 오늘날에는 각종 audio, video, graphics 및 컴퓨터 장비, 멀티미디어를 갖춘 고도의 통신기술을 활용하여 회의를 개최할 수 있으므로 그 발전이 주목되고 있다.

⑨ 총회(Assembly)
어떤 기구의 회원국들의 대표가 모여 의사, 정책 등을 결정하고 위원회의 선출과 예산협의의 목적으로 모이는 공식적인 회의이다.

회의의 진행

회의를 원활하게 진행하려면 회의의 목적을 명확하게 하고 회의 참석자들에게 사전에 회의의 목적을 통보하는 것이 좋다. 회의는 의장을 중심으로 하여 참가자들의 의견을 자유롭고 적극적으로 나눌 수 있도록 해야 하며, 회의시간이 불필요하게 길어지지 않도록 회의의 시작시간과 종료시간을 설정해 두는 것이 좋다. 회의의 진행자는 회의 도중에 주제에서 벗어나는 일이 없도록 중재역할을 해야 하며, 결정된 사안에 관하여 어떤 방법으로 언제까지 실행할 것인지 일정을 체크하는 것이 필요하다.

1) 진행자(의장)
① 규정된 시간에 회의개최 및 발언시간 조율
② 감정과 인격을 존중 내용을 요약 회의질서 유지
③ 자신의 의견과 주관은 가급적 자재
④ 목표지향적인 측면에서 생각을 유도

2) 참가자
① 자신의 의견을 분명히 하고 짧게 말할 것
② 의제의 범위를 벗어나는 발언은 삼가
③ 타인에게도 기회를 균등하게 부여할 아량을 갖출 것
④ 남의 발언에 정중하게 의견을 듣고 옳고 그름을 판단할 자세를 가질 것
⑤ 엉뚱한 이야기로 시간을 낭비하지 말 것
⑥ 발언권을 받아 의견을 발표하도록 함
⑦ 개인생각 보다 회사발전을 위한 태도를 가질 것
⑧ 통과된 안건에는 잘 협조하고 따를 것 등

회의록의 기능

회의록은 회의에서 협의 또는 제안된 안건에 대한 처리에 관한 사항을 기록하게 되므로 회사에서 결정된 사항을 알리는 증거 서류가 된다. 회의록을 통해 회의록을 검토할 상사와 의논하여 회사의 진행 사항이나 예정 사항을 의논하면 한 주간 처리해야 할 업무가 수월해 질 것이다.

공식적인 회의는 회의록으로 정리하여 회의에 참가하지 않은 사람들과의 공유가 필요한 내용을 정리하여 회람할 수 있도록 하는 것이 좋다.

회의록은 회의의 내용을 정형화 시켜 정리함으로써 회사 내 정보 교환과 문제해결을 위한 자료가 된다. 회의록은 정보교류를 위한 회의록과 문제 해결을 위하여 의견을 제기하면서 해결책을 모색하는 회의록으로 구분할 수 있다.

1) 정보교류를 위한 회의록
① 부서 내 미팅
② 정례회의
③ 사내 전체 회의
④ 부문별 회의
⑤ 계급별 회의

2) 문제 해결을 위한 회의록
① 영업 회의
② 신상품 개발 회의
③ 프로젝트 회의
④ 판매계획 검토 회의
⑤ 기획 회의

회의록의 구성요소

회의록에 반드시 포함되어야 할 사항은 회의의 회의일시, 회의장소, 참석자, 핵심 안건과 그 안건에서 나온 결론, 회의 후 실행해야 할 행동과 스케줄, 작성자에 관한 정보이다. 회의록의 목적에 부합할 수 있도록 작성할 항목을 체크하도록 한다.

① 회의제목, 날짜, 시간, 장소
② 참석자 명단
③ 전 회의록 승인 내용
④ 주요안건
⑤ 회의내용
⑥ 채택사항과 유보사항
⑦ 향후일정
⑧ 수신처란(타부서 배포가 필요할 경우)

회의록 작성 시 유의사항

1) 회의 안건을 자세하게 기록해야 한다.
회의록을 작성하는 이유는 회의의 의제와 그 결정사항, 그리고 결정되기까지의 과정을 자세하게 기록하기 위해서이다. 어떠한 안건이 결정되기까지 어떤 의견이 있었으며 찬반의견은 어떠했는지 등 회의의 모든 과정을 자세히 기록하여야 한다. 회의록을 작성하는 사람의 개인적인 생각으로 회의 내용을 삭제하거나 자신의 생각을 추가하는 일이 없도록 주의한다.

2) 첨부할 자료를 꼼꼼히 챙겨야 한다.
만약 회의록만으로 확인할 수 없는 자료에 대해서는 첨부 자료를 만들어 회의 참석자들에게 나누어 주도록 한다. 따라서 회의록 작성자는 회의가 시작되기 전 상사와 의논하여 회의의 안건과 의논해야 할 사안에 대해 검토한 후 필요한 자료를 정리하여 문서로 만들어 두는 것이 좋다.

3) 논점을 알기 쉽게 기록한다.
회의록은 상사에게 보고되는 서류일 뿐 아니라 공식적인 업무를 기록하는 자료이므로 객관적인 태도로 서술해야 한다. 회의의 논점을 정확히 파악하고 알기 쉽게 정리하는 노하우가 필요하다.

4) 회의에 대한 사전정보를 알리고 근거자료를 확보한다.
회의를 할 때 회의 주제에 대한 사전정보가 없다면 회의시간이 길어지게 된다. 회의 참가자들에게 사전에 회의에 대한 주제와 준비사항을 인지할 수 있도록 하여, 회의가 원활히 진행될 수 있도록 해야 한다. 회의를 통하여 결정된 사항은 근거자료 첨부하여 후일 업무진행이 잘 되었는지의 여부를 판단할 수 있도록 한다.