비품명세서

요약 비품명세서는 회사에서 보유하고 있는 공기구, 사무용품, 소모품 등 비품의 현황 및 사용내역 등을 작성한 문서이다.

서식 구성항목	품명, 규격, 수량, 장부가액, 비고

비품명세서의 개요

1) 비품명세서의 정의
비품(備品)이란 회사(기업)에서 사용하는 유형자산 중 건물, 토지, 구축물, 선박, 기계장치, 차량운반구, 건설 중인 자산을 제외한 제반 물품을 말한다.

비품명세서는 회사에서 필요한 각종 비품을 관리하거나 구매하기 전 비품의 현황파악 및 사용한 내역 등을 작성하는 문서로 직원들의 업무 수행을 돕는 역할을 한다. 비품명세서 관리하는 총무부는 비품의 구입, 유지, 보수, 폐기 등의 업무를 맡으면서 비품업체와 계약을 체결한다.

2) 비품의 종류
① 공기구
- 다량 보유 품목
- 자산으로서 효용가치가 있으며 감가상각 대상이 되는 것
- 구입단가 1백만원 이상, 내용년수 1년 이상인 비품

② 사무용품
- 소모성 비품
- 사무용 집기류로 내용년수 1년 이하, 구입단가 1백만원 이하
- 여러 번 사용하면 소모되는 비품으로서 감가상각 대상에서 제외되는 비품도 속함

③ 소모품
- 공기구 비품이나 사무용 비품 이외에 업무에 필요한 대부분의 물품
- 문구용품, 전산기기 소모품, 인쇄물, 용지 등 품목이 다양하고 회계상 자주 발생하는 항목

비품명세서, 비품대장, 비품청구서의 차이

비품명세서는 물품을 구매하거나 관리하기 위해 비품현황을 파악할 필요가 있을 경우 작성하는 문서이며, 비품대장은 비품을 관리하는 부서에서 각종 물품(비품)을 효율적으로 관리하기 위하여 비품 목록을 작성하는 문서이다.

비품청구서는 회사에서 필요한 물품의 재고현황을 파악 후 물품의 구매가 필요한 경우 작성하는 문서이다.

① 비품명세서
비품명세서는 회사에서 필요한 각종 비품을 관리하거나 구매하기 전, 비품의 현황파악 및 사용내역 등을 작성하는 문서이다. 비품의 현황을 파악하기 위한 자료로서 비품대장과 비슷한 기능을 가지고 있으나, 비품의 이동 및 구매여부를 파악함에 있어서 뚜렷한 목적을 가지고 작성되는 문서이다.

② 비품대장
비품을 관리하는 부서(총무부, 담당부서)에서 회사의 물품을 효율적으로 관리하기 위해 비품목록을 작성하여 보관하는 문서이다. 비품대장은 품명, 수량, 구입가격, 구입일, 기증자 및 구입부서 등을 기입하여 물품 현황을 파악하거나 관리를 하기위해 작성하는 문서이다.

③ 비품청구서
회사의 구매담당 부서나 물품이 필요한 부서가 필요한 물품에 대한 타당성 검토 후 물품구매를 청구하기 위하여 작성하는 문서이다. 통상적으로 총무부나 구매부서는 비품명세서 토대로 하여 비품의 재고현황을 파악하며 구매가 결정될 경우 비품청구서를 작성하여 비품을 구매한다.

비품명세서 구성항목

물품구매는 구매담당 부서인 구매부(총무부) 또는 구매담당자가 회사에 필요한 기계나 장치, 부품 및 비품 등을 구매하며, 각 부서에 필요한 물품은 부서장이 재량에 따라 물품구매 후 총무부에 이를 보고 할 수 있다.

비품을 구매할 때에 현재의 비품 현황을 파악할 필요가 있을 경우에는 우선 비품명세서를 작성하도록 한다. 해당 부서에서는 비품명세서 토대로 타당성을 조사하여 구매결정을 내리게 된다. 비품명세서를 작성할 경우 품명에 책상과 의자, 필기구와 각종 사무용품, 전구와 휴지 등 회사에서 필요로 하는 많은 종류의 비품을 작성하고 덧붙여 비품번호, 구입일시, 기존장소, 이전장소 등을 함께 기록한다.

① 품명
구매한 제품명을 기입한다. ex) 책상, 의자, 필기구, 커피, 휴지 등
② 비품번호
관리하기 쉽도록 비품 번호를 기입한다.
③ 구입일시
비품 구매일을 정확하게 기재한다.
④ 장소
타 부서로 비품을 이동할 경우, 기존장소와 현장소 등을 기입한다.
⑤ 비고
관련내용을 기입하거나 자료를 첨부할 경우 작성한다.

비품구매의 절차

각 부서에서 공용으로 사용하는 비품이나 특별한 목적에 필요한 비품은 비품 내역과 수량, 목적 등을 명기한 비품명세서를 제출한다. 비품명세서를 제출하면 총무부 등 해당부서는 타당성 여부를 검토하여 지급 여부를 결정하고 필요하다고 판단하면 재고를 파악해 구매 여부를 결정한다.

비품명세서 작성 시 유의사항

1) 신청 품목을 정확하게 기재한다.
아무리 값싼 비품이라도 회사의 자산이므로 담당부서나 결재권자의 결재를 받아야 한다. 품목별로 꼭 필요한 비품을 부서별로 의논한 후 작성하되, 비품번호와 구입일시, 사용장소 등을 꼼꼼하게 기재하도록 한다. 부서별로 작성한 비품명세서는 총무부에서 취합하여 해당업체에 비품신청서를 보낸다. 신청품목에 대하여 공용제품은 함께 사용하도록 하거나, 특정 비품인 경우 필요한 부서에 따로 지급하며 부서에서는 지급된 신청품목의 수량, 제품 등을 확인한 후 서명을 하도록 한다.

2) 신청품목의 사후관리에도 신경 써야 한다.
자주 고장이 생기는 품목이나, 전산장비, 통신장비와 같은 경우 문제가 발생할 경우 회사에 큰 지장을 초래할 수 있다. 따라서 이러한 품목을 기재할 때는 전문 보수업체를 지정해 두는 것이 좋으며, 지정업체를 정해 유지, 보수 관리 계약을 미리 해두고 신속하게 대응하면 더욱 효과적일 것이다.

3) 구입계획을 세우고 비품명세서를 작성한다.
값싼 비품 하나라도 모이면 회사에 큰 비용으로 나갈 수 있으므로, 쓸데없이 낭비하지 않도록 비품명세서 작성할 때에는 그 비품의 사용여부를 체크한 후 타당성을 고려하여 기재하도록 한다. 품목별로 재고점검표 혹은 비품대장 등을 작성해 놓고, 필요한 비품을 체크한 후 비품명세서 작성하도록 한다. 세심한 절약과 함께 사용 습관을 개선하면 회사 업무의 효율성을 향상시킬 수 있을 것이다.