물품공급계약서

요약 물품공급계약서란 물품을 공급하는 것을 약정한 사실을 나타내는 계약 문서이다.

물품공급계약서의 개요

물품공급계약(物品供給契約)이란 매매계약의 일종으로 계약을 체결한 후, 물품공급자는 수급자에게 계약일자에 특정물품을 수량에 맞게 제공할 것을 약정하고 수급자는 그에 따른 대가를 지급할 것을 약정하는 것이다. 물품공급계약이 성립되면 공급자는 물품공급의 의무를 부담하고, 매수자는 대급지급의 의무를 가지게 된다. 공급계약은 구술에 의하여 약정되어지기도 하지만 구체적으로 그러한 사실을 명확히 하기 위하여 물품 계약서 작성에 의하여 행해지고 있다.

물품공급계약의 유형

물품공급계약의 유형에는 일반적으로 제조회사에서 도소매업체로 물품을 제공하는 물품공급과 주유소에 대한 유류회사의 유류공급, 식당에 식자재의 공급, 마트나 일반가계 등에 대한 다양한 상품공급을 하는 계약 등 물품에 따라 다양한 계약이 존재하고 있다.

공산품에는 기계류와 그 부속품의 공급, 가공식품, 가구, 문구류와 의료, 의약품 등의 공급계약서가 있으며, 농산품에는 과일류와 채소류 곡물류 등의 공급계약서가 있다. 또 수산물에는 각종 어류와 해초류와 조개류 등 다양한 형태의 공급계약서가 있다.

1) 공산품 공급계약
도서공급계약 / 제품공급계약 / 문구류 공급계약 / 기계(장비) 공급계약
의약품 공급계약 / 주방용품 공급계약 / 생활용품 공급계약 / 기타물품 공급계약

2) 농수산물 공급계약
농산물(식량작물, 채소, 과일, 버섯류) 공급계약
수산물(해조류, 젓갈류) 가공식품 공급계약

물품공급계약서의 기본구성

물품공급계약서는 기본항목, 일반항목, 기타항목 등의 구성으로 이루어져 있다.

1) 기본항목
계약의 목적, 계속적 공급, 대금결재, 품질검사, 계약기간, 계약의 해지와 해제, 작성연월일, 당사자의 기명날인

2) 일반항목
개별거래, 주문서, 거래명세표, 지적재산권, 분쟁해결

3) 기타항목
검수, 신의성실, 양도금지, 특약사항, 기타

물품공급계약서의 작성요령

1) 계약서의 기재사항
물품공급계약서를 작성함에 있어 먼저 공급할 목적물과 관련하여 그 대상을 특정하고 공급의 형태 즉, 계속적으로 공급할 것인가, 또는 일시적(일회적)으로 공급할 것인가에 대하여 명확히 해야 하며, 계약에 따른 권리와 의무의 발생 및 변경과 소멸에 따르는 제반사항을 명확히 작성하기 위해 육하원칙에 따라 정확하고 명료하게 기재하여야 한다.

공급계약서를 작성하는 경우에는 계약의 목적, 공급하고자 하는 물품의 종류, 수량, 공급방법, 공급기간, 대금의 지급방법에 관한 사항과 계약보증금, 위험부담, 지연배상금 등과 물품의 하자 등에 따른 손해배상에 관한 문제를 비롯하여 중요하고 핵심적인 부분에 누락이 없도록 계약서를 작성하여야 한다.

2) 양도관계 및 특허사항 기재
상품공급에 따른 권리의무에 관하여 양도의 인정 유무를 협의하여 기재하고, 인정할 경우 그 범위에 관하여 명시해야 한다. 공급하는 물품이 특허품이거나 기타 이에 준하는 경우, 특허권이나 저작권 관련사항을 명시해야 하며, 비밀유지가 필요하다면 당사자는 비밀유지에 필요한 사항을 설정하여 지킬 것을 특정할 수 있다.

비밀유지 사항을 설정한 경우, 계약 당사자는 필요한 사항을 엄수해야 하며 이를 위반하여 상대방이 손해를 입었다면 그 손해에 대한 배상을 요구할 수 있다. 따라서 계약서를 작성할 때에는 비밀유지 사항을 특정하여 빠짐없이 기재하는 것이 유리하다.

3) 품질검사 및 불량품 처리사항 기재
계약을 적절하게 이행하도록 하기 위해 공급받은 상품의 검사에 관한 사정과 불합격된 상품의 처리사항 및 상표관리에 관한 사항 등을 기재할 수 있으며, 이러한 사항을 분명히 명시해야 나중에 생길 수 있는 분쟁에 대해 예방을 할 수 있다. 이러한 사항을 기재할 때에는 품질검사의 방법과 검사횟수, 불합격된 물품의 처리방법과 상표관리에 관한 사항 등을 구체적으로 협의하여 명확하게 기재하여야 한다.

4) 대금의 지급과 방법
계약서를 작성할 때에는 공급기일과 공급기간 및 수량에 대하여는 육하원칙에 따라 명확히 할 필요가 있다. 특히 대금의 지급을 즉시 할 것인지, 아니면 매월 정산하여 지급할 것인지 정해야하며, 공급된 물품의 대금결재를 어떠한 방법으로 지급할 것인가도 명확하게 기재하여야 한다.

5) 계약해지와 손해배상 문제
계약의 기간은 일자를 특정하여 구체적으로 기재하고, 계약의 해지에 관한 사항은 해지의 사유를 분명하게 기재하되 해지에 따른 손해배상 등에 관하여도 명확하게 기재하여야 할 것이다. 물품공급에 관하여 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 분재발생 시 어떠한 방법으로 해결할 것인가를 상호 협의하여 이를 계약서에 기재하여야 할 것이다.

6) 담보제공 내용기재
공급계약의 당사자는 공급계약 시 공급된 물품의 하자보수를 위하여 보증보험이나 기타 손해보험 등에 가입하게 하거나 일정금액에 해당하는 하자보수보증금을 내게 할 수 있으며, 담보권설정을 할 경우 그 담보권의 종류를 비롯하여 피담보채권의 내용, 담보에 제공될 물건, 담보한도액 등에 대하여 계약조문에 명확하게 기재하여야 한다.

7) 계약 내용의 검토
물품공급과 관련하여 특별히 약정할 사항이 있으면 그러한 내용을 특약사항에 빠짐없이 기재하고, 계약 당사자에게 언급하여 확인해야 한다. 계약을 체결하기 전 계약서 내용을 제대로 검토하여 누락되거나 잘못된 부분이 있는지 확인해야 훗날 생길 수 있는 분쟁을 방지할 수 있다. 또한 계약서 작성일자를 기재하고, 당사자 간의 이름, 주민등록번호와 주소 등 인적사항을 기재하여 반드시 기명날인 해야 한다.

물품공급계약서 항목해설

통상 계약서의 맨 끝에는 당사자의 성명과 주소 등을 기재하고 각자 날인한다. 당사자의 표시는 권한이 있는 양 당사자가 계약서를 작성하고 서명하였다는 것을 증명하는 것이다. 당사자의 표시는 개인인 경우 그 성명과 주소를, 회사일 경우 본점소재지와 회사명, 대표자명 등을 기재하며 주소는 주민등록증, 사업자등록증 등 확인된 증명서에 의한 주소를 기재하고 실제 주소가 다른 경우에는 이와 병기하는 것이 좋다.

그리고 계약서의 서명날인은 반드시 본인이 하여야 하며 대리인이 계약할 경우에는 대리권을 확인(본인의 위임장과 인감증명서 등)하여야 한다. 다만 서명과 날인은 이를 함께 갖추어 두는 것이 가장 바람직하지만 반드시 같이 있어야만 하는 것은 아니므로 거래의 실정에 따라서는 양자 중 하나만을 갖추어 두어도 무방하다. 한편, 필요한 경우 개인의 주민등록번호, 법인의 사업자등록번호를 넣을 수 있으며, 당사자의 표시란에 당사자의 연락처를 병기해 두면 향후 계약관련 업무진행상의 편의를 도모할 수 있다.

물품공급계약서 작성 시 유의사항

1) 계약의 준비
물품공급계약서를 작성할 때는 우선 공급할 상품의 목적물을 명확하게 확인하는 게 중요하다. 또한 물품을 공급함에 있어 물품의 수량과 공급가액, 계약기간 및 종료시점, 그 밖의 필요한 사항 등을 명확하게 확인하고 시행하여야 한다.

2) 거래업체의 관련사항 파악
물품공급계약을 진행할 때에는 공급업체의 시설이나 공급능력 등이 제대로 갖추어져 있는 지 확인하는 것은 매우 중요하다. 만약 공급업체가 계약사항에 따른 물품을 제대로 공급하지 못하거나, 지체될 경우, 물품 수급문제로 인해 상품 판매자에게 손해를 끼칠 수 있기 때문이다. 따라서 공급계약을 체결할 때 이러한 사항을 반드시 확인해야 하며, 손해가 발생할 경우를 대비하여 그에 따른 대책사항을 기재하는 것도 중요하다.

3) 품질검사에 관한 사항 기재
물품을 다량으로 공급 받게 되면, 물품 중 불량물품이나 제품의 하자 등이 발생할 수 있다. 따라서 양 당사자는 계약을 체결할 때 불량물품이 공급되는 것의 방지를 위하여 품질검사에 관한 사항을 규정하여 명시하는 것이 필요하고 이를 위하여 물품의 특성에 맞는 기준리스트를 작성하여 물품의 품질상태를 명확히 해야 한다.

4) 손해배상과 분쟁 관련사항 기재
계약기간 중 공급물품의 하자 발생, 제품의 누락, 수량의 변동, 등 기타 계약 불이행으로 인한 손해배상이 생길 수 있다. 따라서 계약서를 작성하기 전 이러한 사항에 대해 명확하게 협의하고 이러한 사항을 당사자들이 잘 알 수 있도록 확인하여야 한다.

만약 분쟁사항이 원활하게 해결되지 않았을 경우를 대비하여 분쟁을 다룰 관할 법원과 계약서 작성일자와 당사자의 이름 및 신상명세 등을 반드시 기명날인 하여야 하며 통상 관할 법원은 물품공급계약의 경우 수급자의 주소지 관할 법원을 그 소관법원으로 하는 경우가 많다.

5) 계약서의 확인 및 간인
계약서 작성 시, 작성일자를 기재하는 것으로 통상 계약효력의 발생 일을 정하는 경우가 많다. 따라서 반드시 정확한 날짜를 기입해야 하며, 계약당사자가 그 계약에 따른 실권리자인가를 확인하고 인장을 확인하는 등의 절차를 소홀히 해서는 안 된다.

서명날인을 할 때에는 반드시 본인이 해야 하고, 대리인이 할 경우 대리권을 확인할 수 있는 서류(위임장, 인감증명서) 등을 첨부해야 한다. 계약서가 여러 장일 경우는 각장에 순번을 매기고 각장 사이를 날인한 후 각 1통씩 보관할 수 있도록 하여야 할 것이다.