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교육행정정보시스템의 기록관리 기능 분석
-학교생활기록부를 중심으로-
Department of Information and Records Management
The Graduate School of
Hankook University of Foreign Studies
정보통신기술의 급속한 발전은 행정에 대한 국민의 참여 욕구와 다양하고 신속한 행정서비스 욕구의 증대로 나타나고 있다. 이는 다시 정보기술을 이용한 정부혁신과 고객 지향적인 열린 정부 구현의 요구로 이어지고 있다. 이러한 시대적 요청에 부응하여 교육인적자원부에서는 세계 최고 수준의 교육정보화를 목표로 ‘전국단위 교육행정정보시스템(NEIS : National Education Information System-이하 NEIS)’구축 사업을 추진하게 되었다. 2003년부터 본격적으로 운영하게 된 교육행정정보시스템은 16개 시·도교육청 및 교육인적자원부에 시스템을 구축하고 모든 교육행정기관 및 초·중등학교를 인터넷으로 연결하였다. 이리하여 단위 학교 내 행정 처리는 물론 교육행정기관에서 처리해야할 일반 행정업무를 전자적으로 연계 처리하게 되었다.
그러나 교육행정정보시스템(NEIS)은 개인 정보 유출에 대한 우려와 관련 법규의 미정비 등 여러 문제점을 드러내게 되었다. 이에 따라 <교무/학사>, <보건>, <입(진)학> 등 3개 영역은 따로 DB를 분리하여 16개 시·도 단위로 운영하는 교무업무시스템이 2006년 전면적으로 시행되었다.
새로이 시행되고 있는 NEIS 교무업무시스템은 학교생활기록부를 비롯하여 학생들의 개인 신상정보와 성적 등 준영구 이상의 중요 기록물을 전자적 방식으로 생산하고 있다. 그러나 교무업무시스템은 기록관리 기능이 미비한 상태에서 중요 기록물들을 생산하고 있어 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성의 보장 방안 마련이 필요하다.
이러한 필요성에 따라 본 연구에서는 교무업무시스템이 어느 정도 기록관리 기능을 포함하고 있는지 국제 기록관리 표준인 ISO 15489에 따라 분석하였다. 이러한 분석을 바탕으로 본 연구에서는 학교기록물의 관리를 위한 방안을 제시하고자 하였다.
먼저 NEIS 교무업무시스템과 기록관리 기능의 통합 방안이 마련되어야 한다. 교무업무시스템의 분석을 통하여 보완해야할 기록관리 기능을 알 수 있었다. 따라서 부족한 기록관리 기능을 포함할 수 있는 교무업무시스템 재설계가 필요하다. 이는 증빙적 성격이 강하고 장기간 활용되는 학교 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 유지하는 방안이 될 것이다.
두 번째로 교육행정정보시스템의 운영과 관련한 법 규정의 통일이 필요하다. 앞서 살펴본 바와 같이 기록물 관리법과 기록물 분류기준표에서 제시하고 있는 내용들과 실제 학교에서 참고하고 있는 관련 지침이 상이함을 알 수 있었다. 이는 학교 업무의 특수성을 반영되지 못하였기 때문이라 사료된다. 2009년부터 제정·사용되는 기록관리기준표는 현장의 요구와 활용성을 반영하고 관련 지침간의 내용일치가 필요하다. 이를 통해 업무에 혼선을 방지하고 책임소재를 명확히 할 필요가 있다.
세 번째로 NEIS 교무업무시스템에서 생산되는 전자기록물을 원본기록물로 인정해야 한다. 현재 학교생활기록부 종이 출력물만이 원본으로 인정되고 있다. 종이 기록물의 경우 전자기록물이 가지고 있는 장기보존의 불안정성에 대한 대안이 될 수 있다. 그러나 이럴 경우 학교생활기록부에 기입된 정보를 증명할 수 있는 방법이 없다. 전자기록물의 경우 학교생활기록부의 각 항목을 증명해 줄 수 있는 정보를 서로 연계시켜 함께 보관한다면 기록물의 신뢰성을 더욱 높일 수 있을 것이다. 따라서 기록관리 기능이 통합된 교무업무시스템을 설계하고 여기에서 생산된 전자기록물을 원본으로 인정함과 동시에 종이 기록물도 함께 장기 보존하는 이중관리가 바람직하리라 본다.
마지막으로 연구자가 제안하고자 하는 것은 학교기록물 전문 보존기록관을 수립해야 한다는 것이다. 학교기록물의 경우 시대가 변하더라도 반드시 필요하고 반드시 생산되는 기록물이다. 또한 학교에서 생산된 기록물은 그 자체가 역사적 가치가 있으며 이를 종합한 통계자료 역시 2차적 자료로서 유용하게 활용될 수 있다. 현재 각 시·도교육청 자료관에서 NEIS 교무업무시스템에서 생산된 기록물을 분산 관리하고 있으며 졸업생의 재증명 발급업무도 시·도교육청 자료관을 통해 이루어지고 있다. 이러한 각종 업무를 통합하여 학교기록물 전문 보존기록관을 만들고 이곳에서 학교기록물을 전문적으로 보존·관리·활용할 수 있는 체제를 수립하는 방안이 필요하다. 이럴 경우 각 시·도교육청에 분산되어있는 물적 자원의 통합 및 보안시스템의 집중화도 꾀할 수 있어 더욱 체계적이고 안정적인 환경에서 기록물을 관리할 수 있으리라 본다.
이 연구는 학교기록물을 전자적으로 생산·활용하고 있는 교육행정정보시스템의 기록관리 기능을 분석하고 그 관리 방안을 기록학적으로 접근했다는 데에 의의가 있다. 이 연구가 교육행정정보 시스템 뿐 만이 아니라 현재 공공기관에서 사용하고 있는 각종 업무시스템의 생산 기록물에 대한 기록학적 관리 방안 마련을 위해 유용한 자료로 활용될 수 있기를 기대해 본다.
ABSTRACT
교육행정정보시스템의 기록관리 기능 분석
-학교생활기록부를 중심으로-
Department of Information and Records Management
The Graduate School of
Hankook University of Foreign Studies
정보통신기술의 급속한 발전은 행정에 대한 국민의 참여 욕구와 다양하고 신속한 행정서비스 욕구의 증대로 나타나고 있다. 이는 다시 정보기술을 이용한 정부혁신과 고객 지향적인 열린 정부 구현의 요구로 이어지고 있다. 이러한 시대적 요청에 부응하여 교육인적자원부에서는 세계 최고 수준의 교육정보화를 목표로 ‘전국단위 교육행정정보시스템(NEIS : National Education Information System-이하 NEIS)’구축 사업을 추진하게 되었다. 2003년부터 본격적으로 운영하게 된 교육행정정보시스템은 16개 시·도교육청 및 교육인적자원부에 시스템을 구축하고 모든 교육행정기관 및 초·중등학교를 인터넷으로 연결하였다. 이리하여 단위 학교 내 행정 처리는 물론 교육행정기관에서 처리해야할 일반 행정업무를 전자적으로 연계 처리하게 되었다.
그러나 교육행정정보시스템(NEIS)은 개인 정보 유출에 대한 우려와 관련 법규의 미정비 등 여러 문제점을 드러내게 되었다. 이에 따라 <교무/학사>, <보건>, <입(진)학> 등 3개 영역은 따로 DB를 분리하여 16개 시·도 단위로 운영하는 교무업무시스템이 2006년 전면적으로 시행되었다.
새로이 시행되고 있는 NEIS 교무업무시스템은 학교생활기록부를 비롯하여 학생들의 개인 신상정보와 성적 등 준영구 이상의 중요 기록물을 전자적 방식으로 생산하고 있다. 그러나 교무업무시스템은 기록관리 기능이 미비한 상태에서 중요 기록물들을 생산하고 있어 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성의 보장 방안 마련이 필요하다.
이러한 필요성에 따라 본 연구에서는 교무업무시스템이 어느 정도 기록관리 기능을 포함하고 있는지 국제 기록관리 표준인 ISO 15489에 따라 분석하였다. 이러한 분석을 바탕으로 본 연구에서는 학교기록물의 관리를 위한 방안을 제시하고자 하였다.
먼저 NEIS 교무업무시스템과 기록관리 기능의 통합 방안이 마련되어야 한다. 교무업무시스템의 분석을 통하여 보완해야할 기록관리 기능을 알 수 있었다. 따라서 부족한 기록관리 기능을 포함할 수 있는 교무업무시스템 재설계가 필요하다. 이는 증빙적 성격이 강하고 장기간 활용되는 학교 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 유지하는 방안이 될 것이다.
두 번째로 교육행정정보시스템의 운영과 관련한 법 규정의 통일이 필요하다. 앞서 살펴본 바와 같이 기록물 관리법과 기록물 분류기준표에서 제시하고 있는 내용들과 실제 학교에서 참고하고 있는 관련 지침이 상이함을 알 수 있었다. 이는 학교 업무의 특수성을 반영되지 못하였기 때문이라 사료된다. 2009년부터 제정·사용되는 기록관리기준표는 현장의 요구와 활용성을 반영하고 관련 지침간의 내용일치가 필요하다. 이를 통해 업무에 혼선을 방지하고 책임소재를 명확히 할 필요가 있다.
세 번째로 NEIS 교무업무시스템에서 생산되는 전자기록물을 원본기록물로 인정해야 한다. 현재 학교생활기록부 종이 출력물만이 원본으로 인정되고 있다. 종이 기록물의 경우 전자기록물이 가지고 있는 장기보존의 불안정성에 대한 대안이 될 수 있다. 그러나 이럴 경우 학교생활기록부에 기입된 정보를 증명할 수 있는 방법이 없다. 전자기록물의 경우 학교생활기록부의 각 항목을 증명해 줄 수 있는 정보를 서로 연계시켜 함께 보관한다면 기록물의 신뢰성을 더욱 높일 수 있을 것이다. 따라서 기록관리 기능이 통합된 교무업무시스템을 설계하고 여기에서 생산된 전자기록물을 원본으로 인정함과 동시에 종이 기록물도 함께 장기 보존하는 이중관리가 바람직하리라 본다.
마지막으로 연구자가 제안하고자 하는 것은 학교기록물 전문 보존기록관을 수립해야 한다는 것이다. 학교기록물의 경우 시대가 변하더라도 반드시 필요하고 반드시 생산되는 기록물이다. 또한 학교에서 생산된 기록물은 그 자체가 역사적 가치가 있으며 이를 종합한 통계자료 역시 2차적 자료로서 유용하게 활용될 수 있다. 현재 각 시·도교육청 자료관에서 NEIS 교무업무시스템에서 생산된 기록물을 분산 관리하고 있으며 졸업생의 재증명 발급업무도 시·도교육청 자료관을 통해 이루어지고 있다. 이러한 각종 업무를 통합하여 학교기록물 전문 보존기록관을 만들고 이곳에서 학교기록물을 전문적으로 보존·관리·활용할 수 있는 체제를 수립하는 방안이 필요하다. 이럴 경우 각 시·도교육청에 분산되어있는 물적 자원의 통합 및 보안시스템의 집중화도 꾀할 수 있어 더욱 체계적이고 안정적인 환경에서 기록물을 관리할 수 있으리라 본다.
이 연구는 학교기록물을 전자적으로 생산·활용하고 있는 교육행정정보시스템의 기록관리 기능을 분석하고 그 관리 방안을 기록학적으로 접근했다는 데에 의의가 있다. 이 연구가 교육행정정보 시스템 뿐 만이 아니라 현재 공공기관에서 사용하고 있는 각종 업무시스템의 생산 기록물에 대한 기록학적 관리 방안 마련을 위해 유용한 자료로 활용될 수 있기를 기대해 본다.
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